การจัดเก็บข้อมูลเป็นส่วนสำคัญของการดำเนินงานปกติของบริษัทเกือบทุกแห่ง ไม่ว่าคุณจะทำงานจากคอมพิวเตอร์เป็นประจำทุกวันหรือใช้คอมพิวเตอร์เพียงเครื่องเดียวสำหรับการเรียกเก็บเงินจากงานของคุณ คุณอาจพบข้อมูลจากอีเมล เอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร สเปรดชีตและฐานข้อมูล ไฟล์เสียงหรือวิดีโอ กราฟิก หรือแม้แต่สัญญา . แม้ว่าตู้เก็บเอกสารที่ล้นตู้หรือกองเอกสารอาจใช้การไม่ได้ในอดีต แต่ศักยภาพในการสูญหายของข้อมูลเนื่องจากปัญหาฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ หรือเซิร์ฟเวอร์หมายความว่าทุกธุรกิจควรอยู่เหนือการจัดเก็บข้อมูลและรักษาความปลอดภัยจากอันตราย
ทำไมต้องเก็บข้อมูล?
คนส่วนใหญ่ถือว่าการจัดเก็บข้อมูลมีทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับการควบคุมความเสียหายในกรณีที่เกิดไวรัสหรือฮาร์ดแวร์หรือซอฟต์แวร์ประเภทอื่นๆ ล้มเหลว นี่เป็นความจริงในระดับหนึ่ง ในขณะที่การจัดเก็บข้อมูลสำรองเป็นความคิดที่ดีสำหรับทุกธุรกิจและบุคคลทั่วไป การจัดเก็บข้อมูลยังเป็นวิธีปรับปรุงเครือข่ายหรือแม้แต่ปฏิบัติตามข้อบังคับทางกฎหมาย
ธุรกิจหลายประเภทจำเป็นต้องเก็บบันทึกที่ถูกต้องตามกฎหมายภาษีหรือข้อบังคับของรัฐบาล ธุรกิจเกือบทั้งหมดสามารถได้รับประโยชน์จากการเก็บบันทึกสิ่งต่างๆ เช่น อีเมล เนื่องจากการสื่อสารประเภทนี้สามารถยุติข้อพิพาทหรือเข้ามามีบทบาทในกรณีที่มีการฟ้องร้องได้
แน่นอนว่าการมีที่ว่างสำหรับทุกสิ่งก็มีความสำคัญเช่นกัน แม้ว่าโซลูชันการจัดเก็บข้อมูลจะมีขนาดใหญ่ขึ้นทุกปี แต่ก็ยังอาจเป็นเรื่องยากที่จะเก็บข้อมูลหลายทศวรรษไว้ในฮาร์ดไดรฟ์เดียว โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับไฟล์ขนาดใหญ่ เช่น วิดีโอ เสียง และสื่อประเภทอื่นๆ
ตัวเลือกการจัดเก็บข้อมูล
ตัวเลือกการจัดเก็บข้อมูลมีหลายประเภท แม้ว่าการเลือกพื้นที่จัดเก็บที่เกี่ยวข้องกับขนาดและประเภทธุรกิจของคุณเป็นสิ่งสำคัญ แต่อย่าลืมว่าคุณอาจเติบโตในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า หากคุณกำลังติดตั้งฮาร์ดแวร์หรือที่จัดเก็บข้อมูลกึ่งถาวรอื่นๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีวิธีที่จะขยายพื้นที่จัดเก็บข้อมูลนั้นได้อย่างง่ายดายและประหยัดค่าใช้จ่าย หากคุณเลือก
ทุกวันนี้ การจัดเก็บข้อมูลแบบพกพาในไซต์มักจะทำผ่านแฟลชไดรฟ์หรือฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก แฟลชไดรฟ์ (หรือที่เรียกว่าหน่วยความจำแฟลชหรือทัมบ์ไดรฟ์) เป็นอุปกรณ์เก็บข้อมูลขนาดเล็กที่มักพกไว้กับพวงกุญแจ ตั้งแต่ขนาดไม่กี่กิกะไบต์ไปจนถึง 64 กิกะไบต์ แฟลชไดรฟ์เสียบเข้ากับคอมพิวเตอร์โดยตรงผ่านไดรฟ์ USB พวกเขามีแนวโน้มที่จะใช้ง่ายมาก และเวอร์ชันที่สูงขึ้นยังมีตัวเลือกการเข้ารหัสข้อมูลอีกด้วย ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกเกือบทั้งหมดเสียบผ่าน USB และทำงานด้วยวิธีเดียวกัน อย่างไรก็ตาม แฟลชไดรฟ์เหล่านี้มีขนาดใหญ่กว่าแฟลชไดรฟ์ทั้งในด้านขนาดและความจุ และรุ่นใหม่ล่าสุดสามารถบรรจุข้อมูลได้มากกว่าหนึ่งเทราไบต์
ตัวเลือกเหล่านี้เป็นวิธีที่ดีในการจัดเก็บข้อมูลที่มีราคาย่อมเยา แต่ก็ไม่ได้ปราศจากข้อเสีย เนื่องจากมีขนาดเล็กและพกพาได้ จึงอาจสูญหาย เสียหาย หรือแม้แต่ถูกขโมยได้ ข้อมูลทั้งหมดที่เก็บไว้ในแฟลชไดรฟ์หรือฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกควรสำรองไว้ที่อื่นเช่นกัน
หากคุณมีข้อมูลจำนวนมากที่ต้องการรักษาความปลอดภัยมากขึ้น พื้นที่เก็บข้อมูลออนไลน์เป็นตัวเลือกที่ดี โดยปกติพื้นที่จัดเก็บออนไลน์จะให้บริการโดยบริษัทระยะไกลหรือนอกไซต์ที่เชี่ยวชาญในเรื่องนั้น ไฟล์ของคุณจะถูกย้ายไปยังเซิร์ฟเวอร์ระยะไกลที่ปลอดภัยซึ่งไม่ได้เชื่อมต่อกับของคุณเอง ซึ่งหมายความว่าข้อมูลของคุณจะปลอดภัยหากเกิดข้อผิดพลาดหรือหายนะบางอย่างบนเซิร์ฟเวอร์หรือเครือข่ายของคุณเอง เหมาะสำหรับไฟล์ขนาดใหญ่มากหรือไฟล์ที่คุณต้องการแบ่งปันกับลูกค้า